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Per facilitare gli utenti nella compilazione dei moduli, Istanze Online comprende le funzionalità di auto-completamento e di suggerimento automatico. Nella sezione anagrafica, ad esempio  basta digitare la lettera iniziale nel campo "comune" perché vengano suggeriti automaticamente solo i municipi italiani che iniziano con quella lettera, con riportata di fianco la sigla della provincia. Una volta selezionato il comune dall'elenco, il campo provincia si compila da solo. Grazie a queste due semplici funzioni le possibilità di errore e i tempi di compilazione si riducono notevolmente.

Molto spesso le PA richiedono all'utente informazioni di cui sono già in possesso o che potrebbero essere calcolate in maniera molto semplice combinando i dati già forniti. L'esempio più comune è quello del codice fiscale: una volta compilata la sezione anagrafica il sistema non ha bisogno di chiedere all'utente di inserire il numero di codice fiscale perchè ha già tutto quello che gli serve per ricavarlo in automatico. Per rendere più semplice la compilazione e limitare le possibilità di errore Istanze Online rende disponibile la funzionalità del calcolo automatico ogni volta in cui è possibile.

Questa funzionalità permette di superare in maniera veloce e immediate i problemi di compilazione che l'utente può affrontare ogni volta che si trova davanti a una relazione uno-a-molti, in pratica tutte in cui che è necessario fornire le caratteristiche di un elenco di oggetti.

Il sistema delle tabelle incrementali guida l'utente e lo accompagna a fornire solo e soltanto i dati necessari e congrui rispetto al tipo di istanza, velocizzando i tempi di completamento.

Come per le tabelle incrementali il senso di questa funzionalità consiste chiedere all'utente di compilare solo e soltanto quello che è strettamente necessario. Funziona come sezione condizionale, ad esempio, la parte di moduli relativa alle "persona giuridiche". I campi di tale sezione appaiono e sono compilabili solo se l'utente lo richiede. Nel caso in cui non gli servano, perché non si applicano al suo caso, gli stessi campi non sono visibili, in modo da non ingenerare confusione. La funzionalità delle sezioni condizionali viene incontro alla necessità degli utenti di visualizzare solo le parti dell'applicazione che riguardano il loro caso.

Una delle esperienze più frustranti per l'utente è quella di impiegare minuti preziosi nella compilazione di un modulo online e poi perdere tutti i dati inseriti per aver fatto scadere il tempo della sessione o per qualunque altro contrattempo. Per evitare ciò tutti moduli contenuti su Istanze Online possono essere salvati durante la compilazione. Per rendere possibile il salvataggio e il completamento in un secondo tempo di ciascun modulo, Istanze Online gestisce un doppio livello di obbligatorietà. In rosso sono contrassegnati i campi che devono essere inseriti per poter salvare l'istanza, in blue quelli che sono invece indispensabili per inviarla. Un sistema di controllo automatico evidenzia e comunica all'utente quali informazioni mancano per completare sia nel caso del salvataggio che in quello dell'invio.

La piattaforma permette di creare e aggiungere istruzioni contestuali all'interno del form. Questo è di grande aiuto per gli utenti, che trovano istruzioni semplici e sintetiche, sempre a disposizione e sempre pertinenti.